ISLO

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:
Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy
Y-tunnus: 0167924-6
Länsikatu 15, 80110 Joensuu
Toimisto: 050 408 4792
toimisto@islo.fi

Tietosuojavastaava:
Kimmo Simontaival, kimmo.simontaival@islo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Petri Pennanen
Länsikatu 15, 80110 Joensuu
050 452 2659
petri.pennanen@islo.fi

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietojen käsittelyn tarkoitus:

• Mahdollistaa oppimisen ja osaamisen verkkoympäristön palvelun tarjoaminen käyttäjille ISLO moodle verkko-oppimisalustalla. Oppimisalusta mahdollistaa opiskelujen, koulutusten ja tapahtumien toteuttamisen verkko-oppimisalustalla.
• Kerättäviä henkilötietoja käytetään ISLO oppimisalustan käyttöoikeuksien hallintaan ja oppimisalustan edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseen, oppimisen ohjaukseen ja suoritusten arviointiin. Lokiin kertyviä henkilötietoja käytetään käytön seurantaan mm. teknisten ongelmien ja mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseen sekä käyttäjien aktiivisuuden seurantaan.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on opiskelu- ja/tai asiakassuhteeseen ja/tai työsuhteeseen perustuva oikeutettu etu palvelujen toteuttamiseksi sekä lakisääteinen velvoite.
• Henkilötietoja käsitellään ammatillisen koulutuksen henkilötietojen käsittelyä ohjaavien lakien ja asetusten mukaisesti mm. lain ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017, valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017 sekä em. lakien nojalla annetuissa säädöksissä ja määräyksissä.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään oppimisalustan käyttäjien perusyhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjä voi tallentaa järjestelmään vapaaehtoisesti täydentäviä henkilötietoja, kuten kuvan, kotiosoitteen, puhelinnumeron ja kiinnostuksen kohteet. Vapaaehtoisesti täydennettävien tietojen lisäämistä ei kuitenkaan käyttäjälle suositella ja käyttäjätiedot näkyvät myös muille käyttäjille.

Järjestelmässä käsitellään myös verkko-opintoihin liittyvien tehtävien toteutuksia, palautuksia, suoritustietoja sekä yhteydenottoja. Lisäksi järjestelmässä käsitellään teknisiä lokitietoja, kuten järjestelmä-, sovellus-, kirjautumis- ja käyttölokitietoja sekä lokitiedoissa käsitellään sijaintitietoina käyttäjän IP-osoitetta.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa opiskelijaksi/asiakkaaksi, rekisteröityessään palvelun käyttäjäksi, rekisteröidyn käyttäessä palveluja tai muun asiallisen yhteyden syntyessä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välille. Henkilöstölle ja tutkinto-opiskelijoille tehdään ISLOlla sähköpostiosoite, jota käytetään myös oppimisalustalla.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Itä-Suomen Liikuntaopisto voi rekisterinpitäjänä siirtää henkilötietoja sellaisiin omiin rekistereihinsä, jotka liittyvät läheisesti tämän rekisterin käyttötarkoituksiin, esim.:

• taloushallintajärjestelmään Netvisor

7. Rekisterin sisältämät tietojärjestelmät

• Sähköiset tietojärjestelmät
  Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla:
  • ISLO moodle, Mediamaisteri LMS verkko-oppimisalusta

8. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)

Käsittelyssä ei toteuteta automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on järjestelmien käyttöön oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Tiedot poistetaan kuitenkin viimeistään puolentoista (1,5) vuoden päästä tunnusten passivoinnista.

Laskutusasiakirjat säilytetään niin pitkään, kun asiakassuhteen ylläpitämisen perusteella on tarpeen tai sen säilytysajan mukaan laissa on asetettu.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi tilanteeseen voi vaikuttaa, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Yhteystiedot löytyvät tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen alusta.